Werk dat zichzelf regelt
Elk bedrijf heeft een aantal taken die dezelfde stappen doorlopen, elke week opnieuw. Dat werk is geschikt voor software. Wij ontwerpen, bouwen en onderhouden de workflows die u uren per week besparen.
Welke taken automatiseren wij vaak
Automatiseren gaat niet om alles vervangen door een robot. Het gaat om gericht werk uit handen geven waar menselijke beoordeling geen meerwaarde heeft.
Concrete voorbeelden uit onze eigen praktijk:
- Offertes en facturen automatisch genereren vanuit CRM-data
- Klant-onboarding: welkomstmail, contracten, toegangen en Slack-channel in één keer
- Rapportages die elke maandagochtend klaarstaan in de inbox
- Data-synchronisatie tussen boekhouding, CRM en website-formulieren
- Herinneringen voor contractverlengingen, VOG-verlopen, garanties en deadlines
- Documentbeheer: PDF's genereren, ondertekenen, archiveren en opzoeken
- Klant-notificaties: SMS of e-mail bij statuswijzigingen
- Administratieve triggers: nieuwe aanmelding → Notion-kaartje → agenda-afspraak → intake-mail
Tools waarmee wij werken
Wij zijn niet aan één platform gebonden. De keuze hangt af van uw bestaande tools, het volume en uw budget:
- Zapier en Make (Integromat) voor gangbare koppelingen tussen bekende SaaS-tools
- N8n (self-hosted) voor klanten die data binnen eigen infrastructuur willen houden
- Custom code (Node.js/TypeScript) voor workflows die niet in een low-code tool passen
- Google Apps Script voor automations rond Google Workspace
- Power Automate voor Microsoft 365-omgevingen
Wat levert automatisering concreet op
- Uren per week terug in uw agenda
- Minder menselijke fouten in repetitief werk
- Snellere doorlooptijd voor klanten
- Consistentie: elke keer precies dezelfde output
- Schaalbaarheid: meer volume zonder meer personeel
- Inzicht: elke workflow levert data op
- Rust: geen to-do-lijstjes meer in uw hoofd
- ROI meestal binnen drie tot zes maanden
Van idee tot draaiende workflow
Proces-scan
Wij observeren of interviewen hoe u nu werkt. Waar zit herhaling, waar zit wachttijd, waar gaan fouten mis.
Voorstel
U krijgt een document met drie tot vijf automatisering-kandidaten, per stuk met verwachte tijdsbesparing en kosten.
Bouw
Per workflow reken op één tot drie werkdagen bouw. Kleine workflows (Zapier) gaan sneller, custom integraties duren langer.
Onderhoud
Een workflow die niet onderhouden wordt, breekt. Wij draaien mee of dragen over; u kiest.
Wat kost een automatisering-traject
Eén enkele workflow (Zapier/Make) kost typisch € 350 tot € 750 eenmalig, plus de licentiekosten van de gebruikte tools (vaak € 20 tot € 50 per maand). Custom-built workflows in Node.js liggen tussen € 1.200 en € 4.500 eenmalig, afhankelijk van complexiteit.
Voor klanten die meerdere workflows willen combineren bieden wij een abonnement vanaf € 395 per maand: u krijgt dan uren gereserveerd voor nieuwe workflows, onderhoud, en doorontwikkeling. Dat werkt het beste voor bedrijven die merken dat automatisering een voortdurend proces wordt zodra ze eenmaal beginnen.
Wanneer is automatisering niet de moeite
Eerlijk: niet elke taak is geschikt. Een handeling die één keer per maand voorkomt en tien minuten duurt automatiseren kost meer dan het oplevert. Taken die veel menselijk oordeel vragen (beoordeling van klachten, medische triage, juridisch advies) houden we bewust in handen. Gebruik automatisering voor wat saai, herhalend en regelgestuurd is — de rest blijft bij u.
Waarom automatisering via De Regelneef
Er zijn volop no-code-consultants en Zapier-gurus. Ons verschil zit in drie punten. Een, wij zijn zelf ontwikkelaars; als een tool het niet aankan bouwen we eromheen. Twee, wij onderhouden wat we opleveren: als een API-verandering uw workflow breekt lossen wij dat op, niet u. Drie, wij kijken naar het geheel van uw backoffice — automatisering in combinatie met office support en ISO levert vaak meer op dan elk onderdeel apart.
Vragen die u wellicht heeft
Kan ik zelf ook een workflow bouwen in Zapier of Make?
Wat gebeurt er als een API verandert en mijn workflow stopt?
Hoe houd ik zicht op wat een automatisering doet?
Kan automatisering ook helpen met mijn ISO-systeem?
Werken jullie ook met AI-workflows?
Wat gebeurt er als wij later zonder jullie verder willen?
Combinaties en cases
Automatisering plus menselijke hand: de snelste weg naar backoffice-rust.
Jaarcyclus, herinneringen en audit-voorbereiding op de automatische piloot.
Hoe automatisering de basis werd van een heel SaaS-product.
Workflows die een gezinshuis een dag per week teruggaven.
Welk werk doet u elke week opnieuw?
In een kort gesprek identificeren we meestal twee tot vier automatisering-kandidaten. Vaak rendeert de eerste al binnen enkele maanden.