ISO Assist voor gezinshuizen

De vraag

Gezinshuisouders runnen een organisatie met gemiddeld twee tot acht medewerkers en drie tot zes jeugdigen, vaak als eigen onderneming naast het dagelijkse werk. Voor de jaarlijkse audit van ISO 9001 of Keurmerk Gezinshuizen moeten zij 43 documenten actueel houden, meerdere evaluatiemomenten organiseren, dossiers van medewerkers bijhouden en elk incident documenteren.

Het bestaande aanbod op de markt was of een peperdure consultant (duizenden euro's per jaar), of een zwaar enterprise-platform gebouwd voor ziekenhuizen. Niks paste bij een eigenaar die 's avonds om tien uur tussen het afsluiten van het huis door iets wilde vastleggen.

Wat we hebben gemaakt

ISO Assist is een web-applicatie die door gezinshuisouders zelf wordt gebruikt. Bij onboarding vult de eigenaar een wizard in van vijf stappen — daarna worden 43 ISO 9001-documenten automatisch aangemaakt, ingevuld met organisatie-specifieke data en klaargezet voor de audit. Een jaarplanning verschijnt met negen terugkerende items, automatische herinneringen lopen via e-mail.

Naast de documenten ondersteunt het platform:

• Personeelsdossier met VOG, SKJ-registratie en vergewisplicht-checklist
• Incidenten-module (VIM) met trend-analyse
• Klachten-registratie volgens Wkkgz
• Directiebeoordeling / Management Review wizard
• PE-formulieren voor medewerkers, digitaal in te vullen met handtekening
• Cliënt-tracker op metadata-niveau (geen dossierinhoud, alleen initialen en geboortejaar)
• Auditor-toegang zonder account voor de externe audit

Wat werd goed ontvangen

De grootste kwalitatieve feedback van de eerste klanten kwam uit twee hoeken. Ten eerste de zinnetjes inline bij elke module — geen generieke tooltips, maar concrete uitleg over wat de IGJ of een auditor daar wil zien. Ten tweede de wizards voor directiebeoordeling en risicotaxatie, die complexe verplichtingen reduceren tot een ingevuld document in een half uur.

De technische keuze om geen cliëntdossiers op te slaan (alleen initialen plus geboortejaar, rest blijft in het ECD) bleek een sterke trust-builder. Gezinshuisouders zijn terecht voorzichtig met kinder-gegevens. Die duidelijkheid gaf ons bij meerdere sales-gesprekken het laatste duwtje.

Resultaat

Binnen een half jaar na lancering betalende klanten zonder dat er een cent aan advertenties is uitgegeven. Marketing draait op SEO (gidsen rond specifieke vragen), inhoudelijke referrals en één landing-page die zegt wat ie doet. Het product zelf is de beste sales-machine.

Wij blijven ISO Assist technisch ontwikkelen en onderhouden. Voor klanten die via de Regelneef een ISO-traject doen is toegang tot ISO Assist onderdeel van het pakket.