ISO Assist voor gezinshuizen

De vraag

Gezinshuisouders runnen een organisatie met gemiddeld twee tot acht medewerkers en drie tot zes jeugdigen, vaak als eigen onderneming naast het dagelijkse werk. Voor de jaarlijkse audit van ISO 9001 of Keurmerk Gezinshuizen moeten zij 43 documenten actueel houden, meerdere evaluatiemomenten organiseren, dossiers van medewerkers bijhouden en elk incident documenteren.

Het bestaande aanbod op de markt was of een peperdure consultant (duizenden euro's per jaar), of een zwaar enterprise-platform gebouwd voor ziekenhuizen. Niks paste bij een eigenaar die 's avonds om tien uur tussen het afsluiten van het huis door iets wilde vastleggen.

Wat we hebben gemaakt

ISO Assist is een web-applicatie die door gezinshuisouders zelf wordt gebruikt. Bij onboarding vult de eigenaar een wizard in van vijf stappen. Daarna worden 43 ISO 9001-documenten automatisch aangemaakt, ingevuld met organisatie-specifieke data en klaargezet voor de audit. Een jaarplanning verschijnt met negen terugkerende items, automatische herinneringen lopen via e-mail.

Naast de documenten ondersteunt het platform:

• Personeelsdossier met VOG, SKJ-registratie en vergewisplicht-checklist
• Incidenten-module (VIM) met trend-analyse
• Klachten-registratie volgens Wkkgz
• Directiebeoordeling / Management Review wizard
• PE-formulieren voor medewerkers, digitaal in te vullen met handtekening
• Cliënt-tracker op metadata-niveau (geen dossierinhoud, alleen initialen en geboortejaar)
• Auditor-toegang zonder account voor de externe audit

Twee keuzes die het product bepalen

De eerste: uitleg staat inline bij elke module. Geen generieke tooltips, maar concrete uitleg over wat een auditor op die plek wil zien. De tweede: geen cliëntdossiers in het systeem. Alleen initialen en geboortejaar, de rest blijft in het ECD. Gezinshuisouders zijn terecht voorzichtig met gegevens van kinderen, en die grens is expliciet vastgelegd in plaats van aan de gebruiker gelaten.

Stand van zaken

ISO Assist heeft betalende klanten, waaronder de gezinshuizen Huis een Nieuwe Kans en Zorg van Kasteel. Het product wordt door ons technisch ontwikkeld en onderhouden. Voor klanten die via de Regelneef een ISO-traject doen is toegang tot ISO Assist onderdeel van het pakket.

Wat een gebruiker erover zegt

“Heel blij mee! Een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk programma. Je ziet in één oogopslag hoe je ervoor staat en waar actie op ondernomen moet worden. Het hele kwaliteitssysteem op één plek. Het neemt mij veel werk uit handen. Daarnaast is Bram goed bereikbaar voor vragen en denkt hij graag mee. Ik kan nu al niet meer zonder!”