Huis Een Nieuwe Kans audit-ready
Gezinshuis H.E.N.K. runt een kleinschalige woonvorm voor jongeren. Toen de ISO 9001-audit dichterbij kwam stonden alle documenten verspreid over mappen, e-mails en verschillende Google Drives. Wij brachten het samen in één digitaal systeem en begeleidden de certificering.
De situatie bij aanvang
Jet Breukelman, eigenaar van H.E.N.K., begon het gezinshuis vanuit de overtuiging dat kleinschalig beter werkt dan instituut-zorg. De organisatie-kant hield ze naast het dagelijkse werk zelf bij. Dat ging prima totdat de aanvraag voor ISO 9001-certificering langskwam en ze te horen kreeg welke documentatie daarvoor op orde moest zijn.
Wat we aantroffen:
- Protocollen in losse Word-bestanden, verspreid over meerdere mappen
- Personeelsdossiers met handgeschreven VOG-verlengdata op Post-it notes
- Incidenten-registratie in een Excel-sheet die één medewerker onderhield
- Jaarlijkse evaluatie-cyclus die deels in iemands hoofd zat
- Klachten-procedure op papier, niet gelinkt aan Wkkgz-vereisten
Wat wij hebben gedaan
Het traject verliep in drie fases. Fase één was een nulmeting: wij inventariseerden in twee dagdelen welke documenten en processen al aanwezig waren en welke gaten gedicht moesten worden. Dat leverde een concreet to-do-document op, geprioriteerd op impact.
Fase twee was de inrichting. Wij zetten H.E.N.K. over naar ISO Assist, het digitale kwaliteitssysteem dat wij zelf ontwikkelen. Daarmee kwamen de 43 ISO-documenten in één klap op niveau, inclusief ingevulde organisatie-specifieke passages. Bestaande documenten van H.E.N.K. hebben we gemigreerd naar het archief, zodat niks verloren ging.
Fase drie was implementatie en audit-voorbereiding. Jet en haar team draaiden drie maanden volgens de nieuwe werkwijze, inclusief directiebeoordeling en interne audit. Daarna vond de externe audit plaats. Certificaat binnen, geen afwijkingen op hoofdpunten.
Wat H.E.N.K. er concreet aan overhield
- ISO 9001-certificaat 3 jaar geldig
- Alle kwaliteitsdocumenten op één plek, versie-gecontroleerd
- Automatische herinneringen voor verlopende VOG's en SKJ-registraties
- Incidenten-registratie (VIM) met trend-analyse
- Directiebeoordeling jaarlijks in een wizard, niet een Word-ritueel
- Auditor-toegang met één link, geen mapping van bestanden meer
- Geschatte tijdswinst: 4 tot 6 uur per week
Wat Jet erover zegt
"Het verschil tussen 'in theorie alles op orde' en 'in één dashboard alles op orde' is enorm. Ik ben minder tijd kwijt aan herinneren wat er nog moet, en ik slaap beter in de week voor een audit."
Hoe dit doorgaans verloopt
De aanpak die wij voor H.E.N.K. volgden werkt voor vrijwel elk gezinshuis of kleinschalige zorgaanbieder. De combinatie van onze begeleiding en ISO Assist zorgt ervoor dat u niet pas na de certificering met iets zit dat werkt, maar dat het werken-met-het-systeem al maanden voor de audit normale routine is. Dat is waar audits op kantelen.
Zelfde route voor uw organisatie?
Als u zich herkent in de situatie van H.E.N.K., plan dan een gesprek. In een uur krijgt u een beeld van wat wel en niet voor u werkt.